Herramientas y pautas para un teletrabajo efectivo

Cuando el mundo laboral se trasladó del café de oficina al café en casa, muchos nos dimos cuenta de que el teletrabajo no era simplemente “llevarse el portátil a casa”. Trabajar a distancia exige planificación, estructura y, sobre todo, herramientas adecuadas para no perder el ritmo. En Lunia, lo hemos vivido en primera persona, y por eso hoy queremos compartir nuestra experiencia —real y práctica— sobre cómo teletrabajar de forma efectiva, sin perder productividad (ni la cabeza).

Según los últimos datos, cerca del 8% de los trabajadores en España teletrabajan, ya sea de forma ocasional o habitual. Aunque la cifra ha crecido en los últimos años, sigue lejos de países como Suecia, Dinamarca o Reino Unido, donde el trabajo remoto está más interiorizado.

Y es que España es, todavía, uno de los países con menos experiencia en trabajo a distancia. Pero la realidad sanitaria y social de los últimos tiempos ha obligado a muchas empresas a lanzarse al teletrabajo casi de un día para otro, muchas veces sin tener ni las herramientas adecuadas ni los procesos claros.

Por eso, si estás buscando cómo mejorar la forma en la que trabajáis en remoto o si quieres implementar un sistema estable y eficaz para optimizar el teletrabajo, te contamos qué herramientas de teletrabajo usamos y qué pautas nos funcionan de verdad.

Podemos encontrar una gran variedad de herramientas y plataformas -herramientas de entornos web, herramientas colaborativas, VPN, escritorios remotos – que nos ayudan a conseguir una comunicación más fluida y constante con nuestros compañeros, acercándonos a nuestro entorno de trabajo habitual, y replicando las dinámicas de trabajo que llevamos a cabo en la oficina más fácilmente.

Una de las plataformas más utilizadas a nivel mundial es Microsoft Office 365, que proporciona a los diferentes equipos las herramientas necesarias para trabajar y seguir conectados desde cualquier lugar y en cualquier momento, con una seguridad y cumplimiento normativo al nivel más alto.

Desde las diferentes herramientas colaborativas como Planner, para la gestión de tareas, o Teams, para llevar a cabo reuniones internas y externas, hasta las aplicaciones de escritorio de siempre como Excel, Power Point o Word, Microsoft Office 365 facilita las tareas del día a día trabajando en la nube.

• Accesibilidad: los usuarios pueden acceder desde cualquier lugar a las diferentes herramientas, documentos y archivos.
• Todo en uno: ofrece diferentes planes, tanto para empresas como para particulares, con las diferentes herramientas que mejor se adaptan a tus necesidades.
• Seguridad: Con total seguridad, disponibilidad del servicio del 99,99% y acceso desde cualquier lugar y dispositivo.
• Flexibilidad: puedes elegir diferentes planes para los diferentes usuarios, así como pagos anuales o mensuales.

Destacamos especialmente la aplicación Teams, debido a las diversas funcionalidades que ofrece. Teams es una herramienta incluida en la mayoría de los planes de Microsoft Office 365 y ofrece un gran abanico de posibilidades comunicativas, tanto externa como internamente, así como diferentes formas de colaboración.

Podrás realizar reuniones virtuales, tanto con los diferentes miembros de tu equipo como con tus clientes, en las que encontrarás funcionalidades como compartir pantalla, para facilitar la exposición de presentaciones, proyectos, etc., o incluso grabar estas sesiones para compartirlas con otros miembros del equipo o visualizarlas de nuevo posteriormente. Además, puedes chatear de manera grupal o individual.

Con Teams también puedes compartir archivos y documentos que podrás modificar o trabajar con diferentes personas de manera simultánea. De esta forma, evitarás el tráfico masivo de correos electrónicos y conseguirás una comunicación más inmediata.

Se trata de la plataforma en la nube de Microsoft en la que puedes guardar todos tus archivos y documentos para acceder a ellos desde cualquier lugar. Para ello, solo necesitas una conexión a Internet.

Podrás compartir estos documentos de manera sencilla y rápida, o incluso crear carpetas especiales para ser compartidas.

Sabemos que una de las preocupaciones más comunes de los responsables de IT y RR. HH. es cómo controlar el rendimiento y la jornada laboral en remoto. Y sí, se puede hacer sin caer en el micromanagement.

Existen herramientas de control horario y presencia como Tyver, que permiten fichar digitalmente, monitorizar tiempos de conexión, y establecer reportes sin invadir la privacidad de los empleados. En Lunia, te recomendamos optar por soluciones que integren:

• Registro de jornada según la normativa legal.
• Posibilidad de fichaje desde múltiples dispositivos.
• Control de vacaciones y ausencias.
• Paneles de control con reportes personalizables.

La clave está en que el control no sea una barrera, sino una ayuda para organizar mejor el tiempo, tanto para la empresa como para el trabajador.

Si necesitas más información sobre las diferentes herramientas disponibles para un teletrabajo más fácil y para mejorar las comunicaciones empresariales, en Lunia estaremos encantados de ayudarte.

Además, compartimos algunas de las prácticas que aconsejan los expertos y que consideramos más útiles a la hora de enfrentarnos al trabajo a distancia. Muchos de ellos intentamos aplicarlos dentro del equipo de Lunia y creemos que pueden ayudar a crear un ambiente de teletrabajo más productivo:

• Crea, siempre que sea posible, un espacio de trabajo exclusivo. La asociación de ideas con otras tareas u obligaciones nos pueden distraer.
• Márcate unos objetivos diarios o semanales.
• Cumple con tus horarios, aunque exista una mayor flexibilidad, e intenta terminar aquello que tenías programado.
• Haz pequeñas pausas para comer o para estirar un poco los músculos. Estas pequeñas desconexiones nos pueden ayudar a ser más productivos.
• Olvídate de trabajar en pijama.
• Mantén el contacto y cooperación con tus compañeros para poder desempeñar bien tu trabajo.

No hay una fórmula mágica, pero sí hay una buena combinación: herramientas de teletrabajo adecuadas + hábitos saludables + un equipo bien conectado. Eso, y una pizca de sentido común, es lo que marca la diferencia.

Teletrabajar no tiene por qué ser sinónimo de aislamiento, caos o baja productividad. Al contrario. Con las herramientas adecuadas y una estrategia clara, puede convertirse en una forma flexible, eficaz y moderna de trabajar que beneficie a todos y haga crecer a tu empresa.

En Lunia llevamos tiempo ayudando a empresas a dar este salto, acompañándolas desde la parte técnica hasta la parte humana. Y si tú también quieres dar el paso o mejorar la forma en que lo hacéis, estamos aquí para ayudarte.