Documentación reglada que piden en una Inspección de Trabajo y Seguridad Social

Las inspecciones de trabajo y Seguridad Social son un mecanismo fundamental para garantizar que las empresas cumplen con la normativa laboral y las obligaciones con la Seguridad Social, protegiendo tanto a los empleados como a la propia organización.

Sin embargo, cuando llega el momento de una inspección, muchos empresarios desconocen qué documentos deben presentar en esta, y conocer la documentación reglada en una inspección de trabajo y Seguridad Social es esencial para evitar sanciones y facilitar el proceso.

Por eso, en este artículo te explicamos qué documentación es necesaria y cuáles son las obligaciones tanto de los empleados como de la empresa.

Cuando se presenta una inspección, es importante tener a mano toda la documentación que pueda ser solicitada por el inspector/a. Esta documentación no solo incluye los registros más obvios, como los contratos de trabajo, sino también otros documentos clave que pueden ser de igual importancia para garantizar el cumplimiento de la normativa.

Aquí te dejamos un listado de los documentos que podrían solicitarte durante una inspección de trabajo y Seguridad Social:

Cuando se presenta una inspección, es importante tener a mano toda la documentación que pueda ser solicitada por el inspector/a. Esta documentación no solo incluye los registros más obvios, como los contratos de trabajo, sino también otros documentos clave que pueden ser de igual importancia para garantizar el cumplimiento de la normativa.

Aquí te dejamos un listado de los documentos que podrían solicitarte durante una inspección de trabajo y Seguridad Social:

• Contratos de trabajo: todos los empleados deben contar con un contrato formalizado y firmado que cumpla con la legislación vigente.
• Nóminas y recibos de salarios: el inspector podrá solicitar las nóminas de los trabajadores para verificar que se les esté pagando correctamente según lo estipulado en sus contratos.
• Registros de jornada laboral: es necesario contar con un control de las horas trabajadas por cada empleado, según la normativa vigente sobre jornada laboral y descansos.
• Evaluaciones de riesgos laborales: la empresa debe disponer de una evaluación de riesgos laborales actualizada, incluyendo los planes de seguridad y salud en el trabajo.
• Formación en prevención de riesgos laborales: certificados que acrediten que los empleados han recibido formación en materia de seguridad y salud.
• Licencias y permisos de trabajo: si la empresa emplea a trabajadores extranjeros, debe disponer de los permisos de trabajo correspondientes.

• Alta en el Registro de Empresas: la empresa debe contar con el alta en el Registro de Empresas de la Seguridad Social, certificando su legalidad.
• Inscripción de trabajadores en la Seguridad Social: documentos que acrediten que todos los empleados han sido dados de alta correctamente en la Seguridad Social.
• Recibos de pago a la Seguridad Social: justificantes de pago de las cotizaciones sociales de los empleados.
• Comunicación de accidentes de trabajo: si ha habido incidentes, la empresa debe contar con los informes y notificaciones de accidentes de trabajo enviadas a la Seguridad Social.

Además de toda esta documentación, también existen otros documentos que pueden ser requeridos dependiendo del sector o actividad de la empresa. Algunos ejemplos son:

• Plan de igualdad (si aplica): obligatorio para empresas con más de 50 trabajadores.
• Reglamento interno de la empresa: en caso de que la empresa cuente con uno.
• Documentación de subcontratistas: si la empresa trabaja con subcontratas, es importante tener la documentación de estas en regla (contrato de subcontratación, certificados de estar al corriente de pagos, etc.)

Los requerimientos durante una inspección de trabajo y Seguridad Social no se limitan solo a la documentación. El inspector/a debe asegurarse de que la empresa cumpla con todas las normativas que protegen los derechos laborales y la seguridad de los empleados.

Algunos de los requerimientos más comunes que pueden surgir en una inspección son:

• Cumplimiento con la normativa de prevención de riesgos laborales: el inspector verificará que la empresa cumple con las leyes de seguridad laboral y que los empleados cuentan con equipos de protección adecuados.
• Condiciones de trabajo y ambientes laborales: se revisará que el lugar de trabajo cumpla con las condiciones mínimas de seguridad, como la ventilación, iluminación e higiene.
• Cumplimiento de horarios de trabajo: se analizarán los registros de jornada laboral para comprobar que se respetan las horas de trabajo, los descansos y las horas extraordinarias.
• Condiciones salariales: se verificará que los salarios cumplen con la legislación y los convenios colectivos.
• Situación en Seguridad Social: el inspector comprobará que la empresa ha registrado correctamente a sus trabajadores y que está al corriente de los pagos de cotizaciones.

El registro de la jornada laboral es uno de los documentos más importantes que las empresas deben tener en regla para cumplir con la normativa laboral. Este registro no solo es obligatorio, sino que también es clave para garantizar la transparencia empresa y trabajadores.

A continuación, te explicamos qué información debe incluir este registro para que esté completo y cumpla con la legislación vigente:

• Identificación del trabajador: nombre completo y número de identificación (DNI, NIE o equivalente).
• Identificación de la empresa: nombre o razón social, CIF y centro de trabajo.
• Fecha de la jornada: día, mes y año en el que se realiza la jornada laboral.
• Hora de inicio y fin de la jornada: registro exacto del comienzo y finalización del trabajo.
• Pausas y descansos: hora de inicio y fin de las pausas.
• Total de horas trabajadas: cálculo del tiempo efectivo de trabajo.
• Registro de horas extraordinarias (si aplica): detalle de las horas extra realizadas.
• Formato del registro: por el momento puede ser físico o digital, pero debe ser accesible y fiable.
• Firma del trabajador: esto es opcional, aunque sirve como evidencia de que el empleado está de acuerdo con los datos registrados.
• Periodo de conservación: La empresa debe conservar los registros durante 4 años.

Para facilitar el cumplimiento de esta normativa, muchas empresas optan por sistemas digitales de registro de jornada como Tyver. Estas herramientas no solo automatizan el proceso, sino que también garantizan la inalterabilidad de los datos y permiten un acceso rápido en caso de inspección.

• Cumplir con las normativas laborales y de Seguridad Social.
• Poner a disposición de los inspectores la documentación necesaria.
• Implementar medidas de prevención de riesgos laborales.
• Informar a los empleados sobre sus derechos laborales

• Colaborar con el inspector proporcionando la información necesaria.
• Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo.
• Conocer sus derechos laborales y de Seguridad Social.

Prepararse para una inspección de trabajo no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la gestión interna de la empresa. Contar con el apoyo de profesionales especializados en recursos humanos y asesoría laboral puede marcar la diferencia al garantizar el cumplimiento normativo y mantener la documentación en orden. Además, saber cómo actuar durante una inspección, manteniendo la calma, colaborando con los inspectores y registrando las actuaciones, es clave para afrontar este proceso con éxito.