Chat Inteligente | Documentos de una colección

AdministradorSuper AdministradorGestor de contenido

Esta pantalla muestra el contenido de una colección concreta: sus carpetas y sus documentos. Desde aquí podrás añadir archivos, vídeos y enlaces, organizarlos en carpetas, seguir el procesamiento de cada documento, consultar su contenido extraído, lanzar sobre él las acciones de mantenimiento (procesar, reindexar, vectorizar, descargar, mover o borrar) y revisar el historial de todo lo que ha ocurrido en la colección. Para llegar a ella, abre el menú «RAG», escoge «Colecciones» y haz clic sobre el icono de carpeta o sobre el nombre de la colección que quieras revisar. Si eres gestor de contenido, llegarás al listado de colecciones directamente desde la entrada «Colecciones» de tu menú.

Lo que puedes hacer con el contenido depende sobre todo del tipo de la colección: en las colecciones «Local» y «Estructurada» el contenido lo subes tú; en las de «Base de Datos» el contenido lo trae la fuente de datos, así que no se añade a mano aunque sí puedas mantenerlo desde aquí; y en las de «SharePoint» y «FTPS» lo define el origen remoto: no podrás añadir, mover ni borrar contenido, pero sí mantenerlo y controlar su sincronización. Cada apartado indica qué cambia en cada caso.

Tu rol decide, además, si ves el historial de la colección. Los roles Administrador y Super Administrador encuentran bajo la barra de navegación dos pestañas: «Documentos», que se abre por defecto y reúne todo lo que se explica en los primeros apartados, y «Actividad», el registro que se describe en «Consultar la actividad de la colección». Los usuarios con el permiso de gestor de contenido no ven las pestañas y acceden directamente a los documentos. Al cambiar de pestaña, el buscador, el filtro y la página de la tabla de documentos se conservan, por lo que al volver a «Documentos» la encontrarás tal y como la dejaste.

La barra situada en la parte superior de la pantalla te dice dónde estás y te permite desplazarte por la colección sin volver atrás en el navegador:

• Flecha de volver: en el extremo izquierdo de la barra, sube a la carpeta superior. Si ya estás en la raíz de la colección, te devuelve al listado de colecciones.
• Colecciones: vuelve directamente al listado general de colecciones, estés en la carpeta que estés.
• Nombre de la colección: vuelve a la raíz de la colección. Si sitúas el cursor sobre él verás las observaciones de la colección, lo que te permite recordar su finalidad sin salir de la pantalla.
• Desplegable «…»: aparece cuando estás a más de tres niveles de profundidad. La barra muestra los últimos tres niveles y agrupa los anteriores en este desplegable, así que ábrelo para saltar a cualquiera de ellos.
• Carpeta actual: cuando estás dentro de una carpeta, su nombre cierra la ruta, aparece resaltado y no se puede hacer clic sobre él.

A la derecha de la barra encontrarás una etiqueta con el tipo de la colección («Local», «Estructurada», «Base de Datos», «SharePoint» o «FTPS») y, en las colecciones «Estructurada» que tienen un agente de extracción asociado, el nombre de ese agente.

Para entrar en una carpeta, haz clic sobre su nombre en la tabla. La tabla pasa a mostrar el contenido de esa carpeta y la barra superior se actualiza con la nueva ruta.

Sobre la tabla dispones de dos controles que acotan lo que se ve. Ambos actúan sobre la ubicación en la que estás, no sobre toda la colección, y se combinan entre sí. No hay que confirmar la búsqueda: el listado se actualiza solo, poco después de que escribas o cambies una opción.

• Buscar por nombre: campo de texto situado a la izquierda del panel. Muestra los elementos cuyo nombre contiene el texto escrito.
• Estado: desplegable situado debajo del buscador. Limita el listado a los documentos que están en una fase concreta del procesamiento: «En cola», «Procesando», «OCR Completo», «Vectorizando», «Completado», «Error», «Subido» o «Completado parcial». La opción «Todos» quita el filtro. El significado de cada estado se explica en el apartado «Interpretar los estados de procesamiento». El filtro afecta solo a los documentos: las carpetas de la ubicación siguen apareciendo para que puedas seguir bajando por ellas.

De esta forma podrás localizar un documento concreto dentro de una carpeta con muchos archivos, o revisar de un vistazo todos los que han fallado.

El botón «Añadir», situado en la esquina superior derecha del panel de búsqueda, es el punto de entrada de todo el contenido que subes a mano. Solo aparece en las colecciones de tipo «Local» y «Estructurada»: en las de «Base de Datos», «SharePoint» y «FTPS» el contenido lo manda la fuente de datos y no se añade desde aquí.

En las colecciones Estructurada, «Añadir» abre directamente el diálogo para subir documentos, ya que el agente de extracción procesa los archivos que le entregas. En las colecciones Local, «Añadir» despliega cuatro opciones, cada una con la descripción de lo que hace:

• Carpeta: "Crea una carpeta para organizar los documentos de la colección".
• Documentos: "Añade documentos a la colección para que sean posteriormente procesados".
• Vídeo: "Sube un vídeo a la colección para que sea transcrito y procesado".
• Enlaces: "Añade enlaces a la colección para que sean posteriormente indexados".

Las carpetas organizan los documentos dentro de la colección y podrás crear tantas como necesites, también dentro de otras carpetas.

1. Haz clic en «Añadir» y escoge «Carpeta».
2. Escribe el «Nombre» en el diálogo «Crear carpeta». El botón «Crear» permanece deshabilitado mientras el campo esté vacío; también puedes confirmar con la tecla Intro.
3. Haz clic en «Crear». La carpeta se crea dentro de la ubicación en la que estás y aparece el aviso "Carpeta creada con éxito".

Si el nombre no es válido, el mensaje de error aparece bajo el campo y la carpeta no se crea.

1. Haz clic en «Añadir» y escoge «Documentos».
2. Selecciona los archivos: en el campo «Documento» haz clic sobre «Subir», o sobre el propio campo, para abrir el selector de archivos de tu equipo. Puedes elegir varios a la vez y repetir la selección para seguir añadiendo.
3. Revisa la lista: los archivos elegidos se muestran debajo con un icono por tipo de fichero. Usa «Eliminar» junto a uno de ellos para descartarlo antes de guardar.
4. Haz clic en «Guardar». El botón permanece deshabilitado mientras no haya ningún archivo seleccionado.

Los documentos se suben a la carpeta en la que estás y quedan pendientes de procesamiento. Por cada archivo verás el aviso "Documento nombre añadido correctamente" o el error que corresponda. Si la subida falla en conjunto, aparece "Ocurrió un error inesperado al añadir documentos" junto al motivo.

Al seleccionar los archivos se aplican dos límites que conviene conocer de antemano:

• Los vídeos (.mp4, .m4v, .avi, .mkv, .mov, .wmv, .flv y .webm) se rechazan con el aviso "Los vídeos no se pueden subir como documento. Usa la opción "Añadir vídeo"." y no llegan a subirse. Para subirlos, usa la opción «Vídeo» del botón «Añadir», que los transcribe antes de procesarlos.
• Los audios (.wav, .mp3, .m4a, .aac, .ogg, .flac y .opus) de más de 500 MB se rechazan con el aviso "Los archivos de audio no pueden superar 500MB".

La aplicación transcribe el vídeo y lo procesa como un documento más, de modo que el asistente podrá responder sobre lo que se dice en él.

1. Haz clic en «Añadir» y escoge «Vídeo».
2. Elige el archivo: en el campo «Vídeo» haz clic sobre «Subir» y selecciona un único fichero. Los formatos admitidos son .mp4, .m4v, .flv, .wmv, .asf, .avi, .mkv y .mov, y el selector solo ofrece esos; si fuerzas la selección de otro, verás el aviso "El formato de vídeo no es compatible con Azure Content Understanding". El archivo elegido se muestra debajo y puedes descartarlo con «Eliminar» para escoger otro.
3. Haz clic en «Guardar». El botón permanece deshabilitado mientras no hayas elegido ningún archivo.

Antes de transferir nada, la aplicación comprueba que no exista ya un documento con ese nombre en la colección; si existe, aparece el aviso "No se puede añadir el vídeo" con el motivo y la subida no llega a empezar. Esa comprobación evita que un archivo grande viaje en balde.

A continuación el vídeo se sube por partes y el diálogo muestra una tarjeta de progreso con el porcentaje, los bytes subidos sobre el total, la velocidad y el tiempo restante. Al llegar al 100 % el texto pasa a "Guardando en el servidor…", junto al recordatorio "no cierres la ventana", mientras el servidor termina de registrar el archivo. Cuando acaba, el diálogo se cierra y aparece el aviso "Vídeo nombre añadido correctamente". Si algo falla verás "Ocurrió un error inesperado al añadir el vídeo" con el motivo.

Mientras dura la transferencia, el botón «Cancelar» pasa a llamarse «Cancelar subida»: al hacer clic en él se interrumpe el envío, aparece el aviso "Subida cancelada" y el diálogo vuelve a su estado inicial, sin archivo, para que elijas otro o lo cierres con «Cancelar». Es importante tener en cuenta que el vídeo se guarda siempre en la raíz de la colección, aunque lo subas estando dentro de una carpeta; si lo quieres en otro sitio, muévelo después desde la tabla.

1. Haz clic en «Añadir» y escoge «Enlaces».
2. Escribe una dirección en el campo del diálogo «Enlaces», con el formato https://..., y haz clic en «Añadir» o confirma con la tecla Intro. El botón permanece deshabilitado mientras el campo esté vacío. El enlace se incorpora a la lista inferior y el campo queda libre para el siguiente.
3. Repite el paso por cada dirección que quieras incorporar. Usa el botón de aspa junto a un enlace para quitarlo de la lista.
4. Haz clic en «Guardar» para añadir a la colección todos los enlaces de la lista de una sola vez.

Si intentas añadir una dirección que ya está en la lista, aparece el aviso "El enlace '…' ya está en la lista" y no se duplica. El botón «Guardar» está siempre activo: si haces clic en él sin ningún enlace en la lista, el error aparecerá bajo ella. Si el servidor rechaza alguno, verás un aviso con el motivo y el error concreto aparecerá bajo ese enlace.

Al guardar correctamente no aparece ningún aviso: el diálogo se cierra, la tabla se recarga y los enlaces quedan en la raíz de la colección, pendientes de indexación.

La tabla lista lo que hay en la ubicación actual, con las carpetas siempre en primer lugar y los documentos después. Estas son sus columnas:

• NOMBRE: el nombre del elemento, precedido de un icono que te dice de qué se trata. Las carpetas llevan un icono de carpeta; los enlaces, un icono de cadena; los documentos que provienen de una base de datos, un icono de base de datos; y el resto de archivos muestran su extensión (PDF, DOCX, TXT, MP4…) con un color por familia de fichero. Los nombres largos de los enlaces y de los documentos de base de datos se recortan, así que sitúa el cursor encima para ver el nombre completo.
• TIPO: «Carpeta», o el tipo del documento: «Documento» para archivos, audios y vídeos, «Url» para los enlaces, «Base de Datos» para los registros de las colecciones de tipo Base de Datos y «Documento estructurado» para los archivos de las colecciones de tipo Estructurada.
• ESTADO: la fase del procesamiento, representada con un icono. Sitúa el cursor sobre él para leer el estado; en «Completado parcial» el texto es "Procesado con errores en algunos segmentos" y en «Error», "Error al procesar".
• FECHA SUBIDA: la fecha en la que se incorporó el documento o se creó la carpeta, en formato día/mes/año. Si no hay fecha se muestra un guion.
• TAMAÑO: en las carpetas, el número de elementos que contienen. En los documentos, el tamaño del archivo cuando está en estado «Subido», «OCR Completo», «Completado» o «Completado parcial»; en los documentos de base de datos, el número de registros con la forma "N + Registros". Los enlaces y el resto de casos muestran un guion.

Bajo la tabla, el control «Mostrando … elementos de» cambia el número de filas por página: doce por defecto, y 24, 48 o 96 a medida que la carpeta tiene más elementos, además de la opción «Todos», que los muestra de una vez y cambia el texto a «Mostrando Todos los elementos». Los botones «<<», el número de página y «>>» recorren las páginas.

Al hacer clic sobre una fila de carpeta entras en ella; al hacer clic sobre una fila de documento se abre el panel de detalle que se describe en «Consultar el detalle de un documento». Los botones de acción de cada fila se explican en «Renombrar y borrar carpetas» y en «Actuar sobre un documento desde la tabla».

Los estados y el contenido de la tabla se actualizan solos en cuanto el servidor termina de procesar un documento, por lo que no necesitas recargar la página para saber cómo va una subida.

Cuando añades un documento, la aplicación lo prepara en varias fases: extrae el texto (OCR), lo divide en fragmentos y lo vectoriza, es decir, genera sus embeddings, que son representaciones numéricas del texto con las que el asistente busca por significado y no solo por palabras. La columna «ESTADO» te dice en qué fase está cada documento:

• En cola (reloj amarillo): el documento espera turno para ser procesado.
• Subido (reloj amarillo): el archivo se ha guardado, pero todavía no ha empezado su procesamiento. Comparte icono con «En cola», así que sitúa el cursor sobre él, o usa el filtro «Estado», para saber en cuál de los dos está el documento.
• Procesando (icono giratorio): se está procesando en este momento.
• OCR Completo (icono azul): la extracción de texto ha terminado y queda pendiente la vectorización.
• Vectorizando (icono índigo): se están generando los embeddings.
• Completado (marca verde): el documento está listo y el asistente ya puede responder con él.
• Completado parcial (triángulo amarillo): el documento se ha procesado, pero algunos fragmentos dieron error. Encontrarás el detalle en la pestaña «Errores» de su panel. La tabla no ofrece ninguna acción de reintento en este estado: si es un archivo, podrás reintentarlo con «Reprocesar» desde el menú «Más acciones» del panel.
• Error (círculo rojo): el procesamiento falló. Usa «Procesar» para reintentarlo y consulta la pestaña «Errores» del panel para saber la causa.

En las filas de carpeta, el icono de estado resume los documentos que contiene, incluidos los de sus subcarpetas: gira en índigo mientras quede alguno pendiente de procesar y se vuelve rojo cuando ya no queda ninguno pendiente pero alguno terminó con error. Si no hay pendientes ni errores, se muestra un guion. Al situar el cursor sobre el icono verás el desglose: cuántos documentos hay pendientes, repartidos entre en cola, procesando, subidos, OCR completo y vectorizando, y cuántos tienen error. Mientras quedan pendientes el icono sigue en índigo aunque ya haya errores, por lo que conviene consultar el desglose para descubrirlos. De esta forma podrás detectar un problema sin entrar carpeta por carpeta.

Cada fila de carpeta ofrece dos botones a la derecha:

• Renombrar: abre el diálogo «Renombrar carpeta» con el campo «Nombre». Haz clic en «Guardar», o confirma con la tecla Intro, para aplicar el cambio; aparecerá el aviso "Carpeta renombrada con éxito". El botón «Guardar» permanece deshabilitado mientras el campo esté vacío.
• Borrar: abre el diálogo «Borrar carpeta» con el mensaje "¿Estás seguro que deseas borrar la carpeta '…' y todo su contenido? Esta acción no se puede deshacer.". Al confirmar se eliminan la carpeta, sus subcarpetas y todos sus documentos, y aparece el aviso "Carpeta eliminada con éxito". Si algún elemento no se pudo eliminar, el aviso lo indica: "Carpeta borrada con N elemento(s) que no se pudieron eliminar". Si el borrado falla, verás "Error al eliminar la carpeta".

Estos dos botones no aparecen en las colecciones sincronizadas («SharePoint» y «FTPS»), porque su estructura la define el origen remoto.

Cada fila de documento muestra, en su extremo derecho, los botones que tienen sentido para su estado y su tipo, de manera que no verás todos en todas las filas. Todas las acciones que lanzan un procesamiento piden confirmación en un diálogo con los botones «Confirmar» y «Cancelar».

Varias de ellas solo se ofrecen en los documentos vectorizables, es decir, aquellos de los que la aplicación puede extraer texto y que, por tanto, el asistente podrá usar para responder. Un .zip, o cualquier otro formato del que no se extrae nada, se guarda tal cual y queda fuera de estas operaciones.

• Procesar: aparece únicamente cuando el documento está en estado «Error». El diálogo «Procesar documento» pregunta "Se va a procesar el documento seleccionado. ¿Estás seguro/a?" y, al confirmar, el documento vuelve a la cola y aparece el aviso "Se ha iniciado el procesado del documento con éxito".
• Reindexar: aparece en los documentos vectorizables que están en estado «Completado», «OCR Completo» o «Subido». El diálogo «Reindexar documento» pregunta "Se va a reindexar el documento seleccionado. ¿Estás seguro/a?" y, al confirmar, se relanza la indexación y verás "Se ha iniciado el reindexado con éxito".
• Vectorizar: aparece en los documentos vectorizables que están en «OCR Completo» o «Completado», salvo en los documentos de base de datos. El diálogo «Vectorizar documento» pregunta "Se va a vectorizar el documento seleccionado. ¿Estás seguro/a?" y, al confirmar, se generan de nuevo los embeddings y verás "Se ha iniciado la vectorización con éxito".
• Descargar: descarga el archivo original tal y como se subió. Está disponible en documentos, documentos estructurados, audios y vídeos, pero no en enlaces ni en documentos de base de datos, que no tienen fichero. Si la descarga falla aparece "No se ha podido descargar el documento".
• Mover a: abre el diálogo «Mover documento» para trasladar el documento a otra carpeta, como se explica más abajo.
• Borrar: abre el diálogo «Borrar Documento» con el mensaje "¿Estás seguro que deseas borrar el Documento '…'?". En enlaces, documentos de base de datos y documentos estructurados el diálogo se titula «Borrar Enlace» y el mensaje dice "…borrar el Enlace '…'?". Al confirmar, el elemento desaparece de la colección y aparece "Documento eliminado con éxito" o "Enlace eliminado con éxito"; si falla, "Error al eliminar el documento". Este botón no se muestra mientras el documento está en estado «Procesando», para no interrumpir un trabajo en curso.

Si el servidor rechaza una de las acciones de procesamiento, verás el aviso "Error al procesar documentos", "Error al reindexar documento" o "Error al vectorizar documento" junto al motivo.

En las colecciones sincronizadas («SharePoint» y «FTPS») la tabla solo ofrece «Reindexar», «Vectorizar» y «Descargar»: el contenido se gestiona desde el origen remoto, así que no podrás procesarlo, moverlo ni borrarlo desde aquí.

1. Haz clic en «Mover a» en la fila del documento. Se abre el diálogo «Mover documento» con el texto "Selecciona la carpeta destino"; mientras se cargan las carpetas de primer nivel verás "Cargando carpetas…" y, si no se pueden cargar, "No se pudieron cargar las carpetas de la colección".
2. Recorre el árbol de carpetas: en la parte superior aparece «Raíz de la colección» y debajo las carpetas de primer nivel. Haz clic en la flecha situada junto a una carpeta para desplegar sus subcarpetas; mientras se cargan, la flecha gira, y si fallan verás "No se pudieron cargar las subcarpetas". Si la colección no tiene carpetas, se indica "Esta colección no tiene carpetas.".
3. Escoge el destino haciendo clic sobre la carpeta, o sobre «Raíz de la colección». La ubicación en la que ya está el documento se marca con la etiqueta «actual» y no se puede seleccionar.
4. Haz clic en «Mover». El botón permanece deshabilitado hasta que eliges un destino distinto del actual. Al terminar aparece el aviso "Documento movido con éxito" y el documento deja de verse en la carpeta de origen.

De esta forma podrás reorganizar la colección sin volver a subir los archivos.

Al hacer clic sobre la fila de un documento se abre un panel lateral titulado «Información del documento»; en enlaces, documentos de base de datos y documentos estructurados el título es «Información del enlace». Con los vídeos el panel se abre en tamaño ampliado para dejar sitio al reproductor. Para cerrarlo, haz clic en el aspa de su esquina superior derecha o fuera del panel; también puedes cerrarlo con la tecla Esc.

La cabecera del panel muestra el icono y el nombre del documento, su tamaño en el caso de los archivos, el número de fragmentos (chunks) que se generaron al trocearlo y el número de imágenes adjuntas que se extrajeron. Junto a esos datos aparece una etiqueta que resume cómo trató la aplicación las imágenes del documento (los documentos procesados antes de esta función no la muestran):

• X de Y imágenes descritas con IA: las figuras se describieron con el modelo de visión, por lo que son buscables desde el chat.
• Imágenes sin descripción IA: el documento se procesó solo con OCR y sus imágenes no tienen descripción generada. Reprocésalo si quieres que el asistente las entienda.
• Sin imágenes: el documento no contiene figuras.

A la derecha de la cabecera está el botón «Descargar», presente en documentos, documentos estructurados, audios y vídeos. Junto a él, en los documentos vectorizables, el botón «Más acciones» (tres puntos) despliega las operaciones de mantenimiento que admite el estado actual; mientras el documento está en cola, procesándose o vectorizándose no hay ninguna disponible y el botón no aparece:

• Reindexar, Procesar y Vectorizar: las mismas acciones, confirmaciones y avisos que en la tabla. Tras confirmar «Reindexar» o «Vectorizar» el panel se cierra y la tabla se actualiza; tras «Procesar» el panel permanece abierto para que sigas consultando el documento.
• Reprocesar: disponible en los documentos subidos como archivo (no en enlaces, documentos de base de datos ni documentos estructurados) que están en estado «Completado», «Completado parcial» o «Error». El diálogo «Reprocesar documento» avisa de su alcance y de su coste: "Se volverá a analizar el documento completo con Azure (texto e imágenes) y se recalcularán sus embeddings. Esta operación consume servicios de pago. ¿Estás seguro/a?". Al confirmar aparece "Documento en cola para reprocesar" y el panel se cierra; si falla, verás "Error al reprocesar documento" junto al motivo.
• Descargar Markdown: disponible en estado «Completado» u «OCR Completo». Descarga un archivo .zip con el texto que la aplicación extrajo del documento en formato Markdown, que es lo que realmente lee el asistente. Si falla, verás "No se ha podido descargar el markdown del documento".

En las colecciones sincronizadas («SharePoint» y «FTPS») el panel sigue ofreciendo todas estas acciones, incluida «Procesar», que la tabla oculta en ellas.

Bajo la cabecera del panel, las pestañas reúnen todo lo que la aplicación ha obtenido del documento:

• Documento: muestra el contenido extraído del documento, que es el texto sobre el que responde el asistente. Mientras se carga verás "Cargando contenido…". Cuando el original está paginado, el texto aparece separado por marcas «Página 1», «Página 2», etc., lo que te permite localizar en el documento original el fragmento que estás leyendo. Haz clic sobre una imagen del contenido para verla a pantalla completa. Es la pestaña que se abre por defecto. Si el documento todavía no se ha procesado, indica "El documento no tiene contenido markdown procesado."; si no se puede cargar, "Documento no encontrado.", "No tienes acceso a este documento." o "Error al cargar el documento.". En este último caso aparece también el botón «Reintentar», que vuelve a pedir el contenido sin cerrar el panel.
• Transcripción: solo en audios y vídeos, y es la pestaña que se abre por defecto en ellos. En los vídeos, el reproductor, con controles de reproducción, avance, volumen y pantalla completa, ocupa la mitad izquierda y la transcripción la derecha; en los audios, la transcripción aparece debajo de una barra de reproducción con avance y volumen. La transcripción se divide en segmentos, cada uno con su intervalo de tiempo, el hablante (con un color por hablante) y el texto. Haz clic en un segmento para que el reproductor salte a ese instante. Mientras suena, el segmento en curso se resalta y la lista se desplaza para mantenerlo a la vista, lo que te permite seguir el texto a la vez que lo escuchas. En los vídeos, las entradas «Keyframe» incluyen una miniatura del fotograma. Si no hay transcripción se indica "No hay transcripción disponible."; si no se puede cargar, "Error al cargar la transcripción.".
• Resumen: muestra el «Resumen corto», el «Resumen», el «Tipo de contenido» y las «Keywords» que la aplicación generó para el documento. Si todavía no se ha generado, indica "Este documento todavía no tiene resumen generado.".
• Embeddings: tabla con los fragmentos en los que se troceó el documento, con las columnas «Contenido» y «Pagina»; en audios y vídeos la segunda columna es «Segmento» y muestra el intervalo de tiempo, y en los documentos estructurados solo se muestra el contenido. El texto aparece recortado, así que sitúa el cursor sobre un fragmento para leerlo entero. Bajo el título de cada columna hay un campo de texto: escribe en el de «Contenido» para quedarte con los fragmentos que contienen esas palabras, o en el de «Pagina» para acotarlos por número de página. Esto te permitirá localizar el fragmento que contiene un texto concreto, por ejemplo para revisar de dónde sacó el asistente una respuesta.
• Imágenes Adjuntas: tabla con las imágenes extraídas del documento y sus columnas «Nombre», «Tamaño» y «Estado». El estado es «Disponible» o «No disponible»; este último indica que el fichero ya no existe en el almacenamiento. Para regenerarlo, reprocesa el documento o usa el botón «Revisar imágenes» de la pantalla, que regenera de una vez todas las que falten en la colección, como se explica en «Revisar las imágenes de la colección». Haz clic en el icono de una imagen para previsualizarla a pantalla completa; si no se puede abrir, aparece "No se puede previsualizar la imagen.". Si no hay ninguna, se indica "No hay imágenes adjuntas asociadas al documento.".
• Errores: lista los errores registrados durante el procesado, encabezados por el recuento ("N errores registrados durante el procesado del documento:", o "1 error registrado durante el procesado del documento:" cuando solo hay uno) y con la fecha y la hora de cada uno. Para los errores conocidos se muestra una explicación en lenguaje claro y la acción recomendada, por ejemplo convertir el fichero a PDF o reprocesarlo, con el texto original plegado bajo «Detalle técnico». Si no hay errores se indica "No hay errores asociados al documento.". En los documentos no vectorizables es la pestaña que se abre por defecto.

Las pestañas «Documento», «Resumen», «Embeddings» e «Imágenes Adjuntas» solo aparecen en los documentos vectorizables, ya que son las que describen el material que usa el asistente.

Las imágenes que la aplicación extrae de los documentos se guardan como ficheros aparte, y puede ocurrir que alguno deje de estar disponible en el almacenamiento; en el panel de detalle lo verás como «No disponible» en la pestaña «Imágenes Adjuntas». El botón «Revisar imágenes», situado a la izquierda de «Añadir» en la esquina superior derecha del panel de búsqueda, comprueba si falta alguno en toda la colección y te ofrece regenerarlo; al situar el cursor sobre él verás esa misma explicación, "Comprueba si falta el fichero de alguna imagen extraída de los documentos y permite regenerarlas".

1. Haz clic en «Revisar imágenes». Mientras dura la comprobación, el botón muestra «Revisando…» y queda deshabilitado.
2. Confirma la regeneración, si se abre el diálogo «Regenerar imágenes», con el botón «Confirmar».

El resultado depende de lo que encuentre la comprobación:

• Todo disponible: aparece el aviso "Todas las imágenes de la colección están disponibles" y no se hace ningún cambio.
• Faltan imágenes: el diálogo «Regenerar imágenes» muestra el alcance exacto antes de tocar nada: "N documentos tienen M imágenes no disponibles. Se reprocesarán con Azure para regenerarlas (consume servicios de pago). ¿Estás seguro/a?". Al confirmar, los documentos afectados se ponen en cola y verás el aviso "N documentos en cola para regenerar sus imágenes".

Si la comprobación o la regeneración fallan, aparecen los avisos "No se pudieron verificar las imágenes" o "No se pudieron regenerar las imágenes". Este botón está disponible en todos los tipos de colección, incluidas las sincronizadas, de modo que podrás recuperar las imágenes de muchos documentos sin reprocesarlos uno por uno.

En las colecciones cuyo contenido proviene de un origen remoto, es decir, las de tipo «SharePoint» y «FTPS», bajo la barra de navegación aparece un panel con el «Estado de la sincronización». Está situado encima de las pestañas, así que lo verás tanto en «Documentos» como en «Actividad». Desde aquí podrás saber si el origen está al día y actuar cuando no lo esté. El panel muestra:

• Origen y estado: una etiqueta con el origen (SharePoint o FTPS) y otra con el estado actual: «Pendiente», «Sincronizando», «Procesando documentos», «Sincronizada», «Pausada», «Interrumpida» o «Error».
• Aviso de interrupción: "La sincronización se interrumpió sin terminar. Reanúdala para continuar donde se quedó.", cuando el proceso se cortó antes de acabar.
• Última sincronización: la fecha de la última pasada por el origen y, mientras hay actividad o tras una interrupción, la de la «Última actividad».
• Detalle del error: el aviso desplegable "La última sincronización falló — ver detalle técnico", con el error completo, cuando el último intento no llegó a buen puerto.
• Documentos pendientes: el número de documentos que faltan por procesar, desglosado por estado (en cola, procesando, subidos, OCR completo, vectorizando) y con una muestra de los documentos afectados junto a su estado.
• Documentos con error: el número de documentos que fallaron y una muestra de ellos.

A la derecha del panel de sincronización encontrarás, según el estado, estas acciones, que quedan deshabilitadas mientras una de ellas está en curso:

• Pausar: disponible mientras la sincronización está en «Pendiente», «Sincronizando» o «Procesando documentos». Muestra el aviso "Sincronización pausada".
• Reanudar: disponible cuando está «Pausada», «Interrumpida» o en «Error», y continúa donde se quedó. Muestra el aviso "Sincronización reanudada".
• Forzar sincronización: disponible cuando la colección está «Sincronizada», «Interrumpida» o en «Error». Lanza una sincronización inmediata sin esperar a la siguiente programada y muestra el aviso "Sincronización iniciada".

Si una acción falla verás el aviso correspondiente: "No se pudo pausar la sincronización", "No se pudo reanudar la sincronización" o "No se pudo forzar la sincronización". Si no se puede consultar el estado, aparece "No se pudo consultar el estado de la sincronización".

En estas colecciones el contenido se gestiona desde el origen remoto y no se edita a mano: no aparece el botón «Añadir», las carpetas no tienen «Renombrar» ni «Borrar», y en la tabla los documentos no ofrecen «Procesar», «Mover a» ni «Borrar». Sí conservan «Reindexar», «Vectorizar» y «Descargar», igual que el botón «Revisar imágenes», y desde el panel de detalle siguen disponibles «Reindexar», «Vectorizar», «Procesar», «Reprocesar», «Descargar» y «Descargar Markdown».

El panel resume la situación actual. Si necesitas saber qué trajo una sincronización concreta o por qué falló un documento, abre la pestaña «Actividad», donde cada pasada por el origen queda registrada con su propio detalle.

La pestaña «Actividad», situada junto a «Documentos» bajo la barra de navegación, es el registro de todo lo que ha ocurrido en la colección: cada sincronización, cada procesamiento de un documento, los borrados, la creación y el renombrado de carpetas, los movimientos de documentos y las tareas de mantenimiento que la aplicación lanza por su cuenta. Solo la ven los roles Administrador y Super Administrador. Desde aquí podrás averiguar por qué un documento tarda en estar disponible en el chat, quién borró una carpeta o qué cambió en la última sincronización, sin revisar los documentos uno por uno.

Bajo la tabla, el recordatorio "Se conservan los últimos 90 días" indica el alcance del registro, por lo que no encontrarás actividad anterior a ese plazo.

Sobre la tabla dispones de cuatro filtros que se combinan entre sí. Igual que en la pestaña «Documentos», no hay que confirmar la búsqueda: el listado se actualiza solo poco después de que escribas o cambies una opción, y vuelve a la primera página.

• Buscar: campo de texto con la indicación «Buscar por documento». Muestra la actividad de los documentos cuyo nombre contiene el texto escrito.
• Tipo de actividad: limita el listado a un tipo concreto, como «Sincronización», «Procesamiento de documentos», «Borrado», «Creación de carpeta», «Renombrado de carpeta», «Movimiento de documento», «Optimización del índice vectorial», «Reconciliación de metadatos» o «Ficha de catálogo». La opción «Toda la actividad» quita el filtro.
• Tipo de disparador: limita el listado según lo que lanzó la actividad, como se explica en la columna «DISPARADOR» más abajo. La opción «Todos los disparadores» quita el filtro.
• Resultado: muestra solo la actividad que terminó en «Completado», «Completado con errores», «Error» o «Interrumpido», o la que sigue «En curso». La opción «Todos» quita el filtro.

La aplicación recuerda los filtros y la página de cada colección mientras no recargues el navegador. De esta forma, cuando vuelvas del detalle de una actividad encontrarás la búsqueda tal y como la dejaste.

La tabla muestra veinte actividades por página, ordenadas de la más reciente a la más antigua. Estas son sus columnas:

• ÚLTIMA ACTIVIDAD: la fecha y la hora, con segundos, del último avance de la actividad. El orden de la tabla se basa en ella, de modo que una actividad en curso se sitúa arriba cada vez que avanza.

• ACTIVIDAD: un icono que identifica el tipo de actividad, el elemento afectado y, debajo, el tipo de actividad. El elemento es el nombre del documento, la palabra «Carpeta» seguida del nombre de la carpeta, o el propio tipo de actividad acompañado de «Toda la colección» cuando afecta a la colección entera, como una sincronización. Si el nombre aparece como enlace, haz clic en él para abrir su detalle: cualquier actividad de un documento abre el recorrido de ese documento y una sincronización abre su ejecución. El resto, como las actividades de carpetas o de mantenimiento, no tienen detalle.

• DISPARADOR: lo que lanzó la actividad y, debajo, el nombre de la persona que lo hizo; las actividades automáticas no muestran a nadie. Los disparadores te dicen de dónde vino cada cambio:

  • «Subida manual»: al añadir contenido a la colección o al hacer clic en «Procesar».
  • «Edición manual»: al crear o renombrar una carpeta y al mover un documento.
  • «Borrado manual»: al borrar un documento o una carpeta.
  • «Reproceso», «Reindexado» y «Vectorización manual»: los botones «Reprocesar», «Reindexar» y «Vectorizar».
  • «Regeneración de imágenes»: la confirmación del botón «Revisar imágenes».
  • «Forzada» y «Reanudación manual»: los botones «Forzar sincronización» y «Reanudar» del panel de sincronización. «Forzada» también identifica la optimización que se lanza desde el botón «Optimizar» del listado de colecciones.
  • «Programada»: la sincronización periódica de una colección «SharePoint» o «FTPS».
  • «Sincronización» y «Borrado en origen»: los documentos que la sincronización incorpora, actualiza o retira porque han cambiado o desaparecido en el origen remoto.
  • «Reanudación automática», «Automática tras procesar» y «Creación de colección base de datos»: procesos que la aplicación lanza por su cuenta, por ejemplo al crear una colección de tipo «Base de Datos».

• DETALLE: un resumen de lo que hizo la actividad, que depende de su tipo:

  • En un procesamiento de documentos, la duración de cada fase terminada y los chunks creados, con la forma "Cola X · OCR X · Vectorización X · N chunks". Mientras sigue en curso, muestra en su lugar la última fase alcanzada: «En cola», «OCR / parseo», «OCR completo» o «Vectorización».
  • En una sincronización, lo que encontró en el origen y en qué acabó: "N detectados" seguido de los nuevos, actualizados, borrados, omitidos y fallidos que no sean cero, o "Sin cambios".
  • En el borrado de una carpeta, "N documentos borrados", con el número de fallos si alguno no se pudo borrar.
  • En la creación de una carpeta, dónde se creó: "En la raíz" o "Dentro de «carpeta»". En su renombrado, el nombre anterior: "Antes «nombre»".
  • En el movimiento de un documento, el origen y el destino: "De «carpeta» a «carpeta»", donde la raíz de la colección aparece como "la raíz".
  • En la optimización del índice vectorial, la situación del índice: "Sin índice: N chunks, aún no lo necesita", "Construyendo el índice · N chunks", "Índice listo · N chunks" o "La colección aún no tiene chunks". El índice solo se construye cuando la colección es lo bastante grande para necesitarlo.
  • En la reconciliación de metadatos, "N documentos · N chunks actualizados".
  • En el resto de casos, una descripción breve de lo ocurrido.

  Cuando la actividad termina en «Error», el detalle muestra en rojo el primer error registrado y, entre paréntesis, cuántos más hubo, por ejemplo "(+2)". En «Completado con errores» ese mismo texto aparece como aviso, en ámbar, bajo el resumen. Si el texto aparece recortado, sitúa el cursor encima para leerlo entero.

• RESULTADO: una etiqueta de color con el desenlace: «Completado» en verde, «Completado con errores» en ámbar, «Error» en rojo, «Interrumpido» en gris y «En curso» en índigo.

• DURACIÓN: el tiempo total de la actividad, con sus dos unidades más significativas («X h YY min», «X min YY s» o «X s»). Mientras la actividad sigue en curso se muestra un guion.

Bajo la tabla, el texto "Página X de Y · N actividades" te sitúa en el listado, y los botones «Anterior» y «Siguiente» recorren las páginas. Mientras se recarga la información aparece «Actualizando…» y ambos botones quedan deshabilitados.

Si la colección todavía no tiene actividad verás "Esta colección aún no tiene actividad."; si los filtros no devuelven nada, "No hay actividad que coincida con los filtros.". Cuando el registro no se puede cargar aparece "No se pudo cargar la actividad de la colección." junto al botón «Reintentar».

La primera página se mantiene al día sola: se recarga cada vez que cambia algo en la colección y, mientras alguna actividad siga «En curso», vuelve a consultarse cada pocos segundos. En el resto de páginas la tabla no se mueve mientras la lees, así que vuelve a la primera para ver lo último. De esta forma podrás seguir un procesamiento o una sincronización en directo sin recargar la página.

Al hacer clic en el nombre de un documento en la tabla de actividad se abre una pantalla con su recorrido, es decir, todas las actividades que ha tenido ese documento en la colección. La barra superior muestra la ruta «Colecciones», el nombre de la colección y el del documento, y el enlace «Volver a la actividad», situado debajo, te devuelve a la pestaña «Actividad» con tus filtros intactos. Mientras se carga verás "Cargando el recorrido del documento…"; si no se puede cargar, aparece "No se pudo cargar el recorrido del documento." junto al botón «Reintentar».

Bajo el nombre del documento, una línea te dice en qué situación está hoy, aunque hayas abierto un intento antiguo: "Disponible en el chat desde el fecha", "Procesándose desde el fecha", "El último procesamiento falló el fecha" o "El último procesamiento se interrumpió el fecha", seguida del número de procesamientos cuando ha habido más de uno. Si el documento se borró, la línea indica el disparador, la fecha y quién lo borró, o bien "Este documento ya no existe en la colección.". Debajo aparece la ruta del documento.

El bloque principal resume la actividad que has abierto: su tipo, la etiqueta de resultado, el disparador y la persona que la lanzó, junto con su «Inicio» y su «Duración total». En un procesamiento de documentos añade estos datos:

• Disponible en el chat: el momento en el que el documento quedó listo para el asistente. Si fue el mismo día del inicio solo se muestra la hora.
• Tamaño original: el tamaño del archivo recibido.
• Markdown generado: el tamaño del texto que la aplicación extrajo de él.
• Chunks creados: el número de fragmentos en los que se troceó.
• Figuras descritas: las imágenes descritas con IA sobre el total, con la forma "X / Y".

En el resto de actividades, el bloque indica cuántos elementos se eliminaron, cuando procede, y la lista de errores.

En los procesamientos aparece además la tabla «Fases del procesamiento», con las columnas «Fase», «Detalle», «Inicio» y «Duración». Las fases son «Inicio», «En cola», «OCR / parseo», «Vectorización», «Ficha de catálogo» y la fase final, que puede ser «Completado», «Completado parcial», «Error» o «Interrumpido». Los errores aparecen en rojo dentro de la fase en la que se produjeron, lo que te permite ver de un vistazo en qué punto falló el documento y cuánto tardó cada paso.

Por último, la tabla «Recorrido del documento» lista todas sus actividades con las columnas «Inicio», «Actividad», «Disparador», «Resultado» y «Duración». La que estás viendo se marca como «Seleccionada»; haz clic en cualquier otra para abrirla en esta misma pantalla. Los errores de cada actividad aparecen en rojo bajo su nombre. De esta forma podrás comparar los distintos intentos de procesar un documento y ver en cuál empezó a fallar.

Al hacer clic en una actividad de sincronización se abre la pantalla «Ejecución de sincronización», con el detalle de esa pasada por el origen remoto. La barra superior la identifica como "Sincronización del fecha" y el enlace «Volver a la actividad» te devuelve a la pestaña. Mientras se carga verás "Cargando detalle de la sincronización…"; si falla, "No se pudo cargar el detalle de la sincronización.". La pantalla reúne:

• Cabecera: la etiqueta de resultado, el origen («SharePoint», «FTPS» o «Base de datos»), el disparador y la persona que la lanzó, si la hubo. Si la sincronización falló, el error aparece en un recuadro rojo.
• Barrido: «Completo» o «Incremental», con el motivo cuando la aplicación lo registra, por ejemplo «Token caducado».
• Hitos: el «Inicio», el momento de la «Descarga completada», el de la «Vectorización cerrada» y la «Duración total».
• Contadores: «Detectados en origen», «Nuevos», «Actualizados», «Borrados», «Omitidos» y «Fallidos». Este último se resalta en rojo cuando es mayor que cero.
• Documentos fallidos: una tabla, con el total en el título, que recoge el «Documento», la «Ruta en el origen», la «Fase» en la que falló, el «Error» y la «Hora». Haz clic en el nombre de un documento, cuando aparece como enlace, para abrir su recorrido. Si no hay ninguno, se indica "No hay documentos fallidos.".
• Ficheros omitidos: los ficheros que la sincronización no incorporó, con el total en el título y el motivo de cada uno: «Extensión no permitida», «No coincide con el patrón de inclusión», «Coincide con el patrón de exclusión», «Medio no compatible con Azure» o «Colisión de mayúsculas». Cuando hay más de los que se muestran, la lista termina con "y N más". Si no hay ninguno, se indica "No hay ficheros omitidos.".

De esta forma podrás comprobar si una sincronización trajo todo lo que esperabas y, si no, qué ficheros se quedaron fuera y por qué.