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Control Presencial: ¿Qué es y por qué es importante para tu empresa?

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En la era digital, donde la eficiencia y la productividad son fundamentales, contar con un sistema para controlar las horas de trabajo se ha vuelto esencial para las empresas.

En este artículo, te contamos la importancia del control presencial en el ámbito laboral para optimizar la gestión de tu equipo de trabajo. Exploramos en profundidad las diferentes soluciones para el control de horas trabajadas disponibles en el mercado, desde sistemas de fichaje tradicionales hasta tecnologías más avanzadas, como los sistemas biométricos y los programas de gestión de asistencia. Analizaremos las ventajas y desafíos de cada opción, permitiéndote tomar una decisión informada sobre cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa.

¿Qué es el control presencial?

El control presencial se refiere a un sistema o conjunto de herramientas utilizado en la gestión laboral de una empresa para registrar y monitorear la asistencia y el tiempo de trabajo de los empleados. Su objetivo principal es tener un registro preciso y detallado de las horas laborales, facilitando la planificación de horarios, asignación de tareas y el cálculo de la nómina. Este sistema permite a las organizaciones tener un mayor control sobre la asistencia de sus empleados y optimizar la gestión de recursos humanos.

Métodos de control presencial.

Fichaje manual (papel y lápiz o excel)

Es un método de registro laboral en el que los empleados registran manualmente la hora de entrada y salida en una hoja o libro de asistencia utilizando papel y lápiz. También se puede realizar en un excel.

Fichaje con tarjeta

Los empleados utilizan tarjetas de identificación personalizadas que deben ser insertadas en una máquina de fichaje para registrar su hora de entrada y salida.

Fichaje con huella digital

Utiliza la tecnología biométrica para registrar la asistencia de los empleados. Se basa en la captura y verificación de la huella digital única de cada individuo.

Fichaje facial

Se basa en el reconocimiento facial para registrar la asistencia de los empleados. Se utiliza un dispositivo que captura y analiza las características faciales de cada individuo para verificar su identidad.

Fichaje a través de aplicaciones móviles

Los empleados registran su asistencia utilizando dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes o tabletas. Se utilizan tecnologías como GPS o códigos QR para verificar la ubicación y registrar la hora de entrada y salida.

Software de Control Presencial Tyver

Aplicación web que permite llevar un registro completo y automatizado de la jornada laboral de los empleados, facilitando el control de las horas trabajadas, las horas extraordinarias o los descansos realizados. Herramienta flexible y adaptada para trabajos presenciales y teletrabajos.

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Ventajas y desventajas de cada método de control presencial.

Método de Fichaje manual (papel y lápiz o excel)

Ventajas:

      • Método económico y de implementación sencilla.
      • No requiere dispositivos electrónicos.

Desventajas:

      • Mayor probabilidad de errores en los registros.
      • Dificultad para mantener un seguimiento preciso.
      • Mayor probabilidad de pérdida o extravío.

 

Método de Fichaje con tarjeta

Ventajas:

      • Registro más preciso y confiable.
      • Facilidad de implementación y uso.

Desventajas:

      • Posibilidad de pérdida o robo de tarjetas.
      • Requiere inversión en máquinas de fichaje.
      • Facilidad de la suplantación de identidad del empleado.

 

Método de Fichaje con huella digital

Ventajas:

      • Alta precisión y seguridad, ya que cada huella digital es única.
      • Registro rápido y sin necesidad de llevar tarjetas o códigos.

Desventajas:

      • Requiere dispositivos biométricos para el registro.
      • Posibilidad de fallos en el reconocimiento de la huella digital.

 

Método de Fichaje facial

Ventajas:

      • Identificación precisa basada en características faciales únicas.
      • No se requiere llevar tarjetas o códigos.

Desventajas:

      • Requiere dispositivos de reconocimiento facial.
      • Posibilidad de dificultades en condiciones de iluminación o cambios físicos del empleado.

 

Método de Fichaje a través de aplicaciones móviles

Ventajas:

      • Flexibilidad y conveniencia al permitir el registro desde dispositivos móviles.
      • Posibilidad de utilizar tecnologías como la geolocalización para verificar la ubicación.

Desventajas:

      • Dependencia de la disponibilidad y conexión a internet.
      • Posibilidad de manipulación o registro incorrecto desde el dispositivo del empleado.

 

Método de Software Control Presencial Tyver de Lunia

Ventajas:

      • Información centralizada.
      • Control de ubicaciones.
      • Firma digital.
      • Sin instalaciones.
      • Diferentes métodos de fichaje según la situación y necesidad del empleado.
      • Aplicación web y App Móvil para IOS y Android.

¿Cómo elegir el mejor método de registro de jornada para tu empresa?

Seleccionar el método de registro de asistencia adecuado es fundamental para garantizar un registro preciso y eficiente de la asistencia de tus empleados. Al tomar esta decisión, es importante considerar varios factores que se adaptan a las necesidades y características específicas de tu empresa. A continuación, te presentamos una guía para ayudarte a elegir el mejor método de fichaje de empleados:

Tamaño de la empresa

Es un factor clave al seleccionar un sistema de control de presencia. Si tienes una pequeña empresa con muy pocos empleados, un método manual o basado en tarjetas puede ser suficiente. Para empresas más grandes, es recomendable optar por métodos automatizados que puedan gestionar eficientemente un mayor volumen de registros.

Tipo de empleados

Si tienes empleados de oficina que trabajan en un entorno controlado, métodos como el fichaje con tarjeta o huella digital pueden ser apropiados. Si tienes empleados móviles o que trabajan fuera de la oficina, un sistema basado en aplicaciones móviles puede ser más conveniente.

Necesidades específicas

¿Requieres generar informes detallados? ¿Necesitas integrar el sistema de registro de horas trabajadas con otros sistemas de gestión internos? Identificar tus necesidades te ayudará a elegir un método que satisfaga tus requerimientos de manera eficiente.

Recuerda que cada método de control de horas de trabajo tiene sus propias ventajas y consideraciones. Al realizar tu elección, evalúa aspectos como la precisión, seguridad, facilidad de uso y mantenimiento, así como los costes asociados.

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Legislación y normativas sobre el registro de jornada laboral.

Para asegurar una adecuada aplicación de estas prácticas, es importante conocer las leyes y regulaciones vigentes que las respaldan. A continuación, te presentamos una breve descripción de las principales normativas relacionadas con el control de empleados y el registro de jornada laboral:

Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD):

Establece las bases y garantías para el tratamiento de los datos personales de los empleados. Al implementar un sistema de control presencial, es fundamental cumplir con las disposiciones de esta ley en cuanto a la protección de la privacidad y seguridad de los datos de los trabajadores.

Ley Control de Horario en España

Normativa cuyos objetivos principales son «garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, crear un marco de seguridad jurídica, tanto para las personas trabajadoras como para las empresas, y posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social» independientemente del tamaño de la empresa. Debe conservar los registros de las jornadas de trabajo durante 4 años y estar disponibles tanto para empleados como para una Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Es una normativa de la Unión Europea que protege los datos personales de los ciudadanos de la UE. Si tu empresa opera en la Unión Europea o trata con ciudadanos europeos, es necesario cumplir con los requisitos de la RGPD al manejar datos personales en el contexto del registro de asistencia.

Leyes laborales y convenios colectivos

En cada país existen leyes laborales específicas que regulan el control de ingreso laboral y el registro de la jornada laboral. Además, los convenios colectivos establecidos entre empleadores y sindicatos pueden contener disposiciones adicionales sobre estos aspectos. Es importante conocer y cumplir con las regulaciones específicas de tu país o sector.

Al implementar un sistema de control de presencia, es esencial cumplir con la legislación vigente y respetar los derechos y la privacidad de los trabajadores. Asegúrate de mantener tus prácticas alineadas con las normativas aplicables en tu país y sector.

Casos de empresas grandes que utilizan control de horas trabajadas.

En el mundo empresarial actual, la implementación de un sistema de control presencial se ha vuelto fundamental para garantizar una gestión eficiente de los recursos humanos. Cada vez más empresas, especialmente las grandes corporaciones, reconocen los beneficios de contar con un sistema automatizado y preciso para el registro de la asistencia de sus empleados. A continuación, te presentamos algunos casos destacados de empresas grandes que lo utilizan:

Google

Esta reconocida empresa tecnológica mundialmente conocida por su innovación y enfoque en la productividad de sus empleados ha implementado un sistema de registro diario de jornada. Google utiliza una combinación de tecnologías, como el fichaje con tarjeta y el reconocimiento facial, para garantizar un registro preciso y eficiente de la asistencia de sus colaboradores.

Amazon

El gigante del comercio electrónico se destaca por su enfoque en la logística y el control de procesos. Para gestionar eficazmente su amplia fuerza laboral, Amazon utiliza un sistema de fichaje laboral basado en tarjetas de identificación personalizadas. Esto les permite realizar un seguimiento preciso de la asistencia y la puntualidad de sus empleados en los diferentes centros de distribución.

Walmart

Una de las compañías minoristas más grandes del mundo utiliza tecnologías de fichar con huella dactilar y tarjetas de identificación para registrar la entrada y salida de los empleados, garantizando la puntualidad y el cumplimiento de horarios.

IBM

La empresa multinacional de tecnología utiliza un sistema de software para fichar trabajadores basado en aplicaciones móviles. Los empleados registran su asistencia y horas de trabajo desde sus dispositivos móviles. Esto les brinda flexibilidad y comodidad, especialmente en un entorno laboral cada vez más móvil.

Preguntas frecuentes sobre control presencial.

¿Cuál es el método de control presencial más preciso?

El método de registro de jornada más preciso suele ser el fichaje con huella digital, ya que cada huella es única y difícil de falsificar. Sin embargo, otros métodos como el fichaje facial y el fichaje con tarjeta también pueden ofrecer un alto nivel de precisión.

¿Cuál es el mejor método de registro de empleados para empresas con desplazamientos?

El fichaje a través de aplicaciones móviles es conveniente, ya que permite el registro desde dispositivos móviles y utiliza tecnologías de geolocalización para verificar la ubicación.

¿Qué pasa si un empleado olvida fichar su entrada o salida?

En caso de que un empleado olvide fichar o no registre correctamente su asistencia, es importante establecer políticas y procedimientos claros para abordar estas situaciones. Esto puede incluir la comunicación con el empleado, la corrección de los registros o la aplicación de medidas disciplinarias. 

Con el software de control presencial Tyver de Lunia los empleados pueden recibir recordatorios de fichaje, lo cual reduce significativamente los olvidos.

¿Cuánto cuesta implementar un sistema de control presencial?

El coste de implementar un sistema de control de entrada y salida de personal puede variar según el método elegido y las necesidades específicas de la empresa. Es recomendable solicitar presupuestos a diferentes proveedores y evaluar los costes asociados, como la adquisición de dispositivos, licencias de software y mantenimiento.

¿Qué sucede si un empleado tiene dificultades con el sistema de control presencial debido a discapacidades o condiciones especiales?

Es importante tener en cuenta las necesidades individuales de los empleados y garantizar la accesibilidad del sistema de control de presencia de trabajadores. Si un empleado tiene dificultades debido a discapacidades o condiciones especiales, es recomendable buscar soluciones alternativas que le permitan registrar su asistencia de manera adecuada, como dispositivos adaptados o métodos de registro específicos.

Ahora te toca implementar el control presencial en tu empresa.

Tras leer este artículo, sabes que implementar un sistema de control de horas trabajadas adecuado es fundamental para garantizar la precisión y eficiencia en el registro de la asistencia de tus empleados.  Y conoces las soluciones disponibles en el mercado, desde métodos tradicionales como el fichaje manual y con tarjeta, hasta tecnologías avanzadas como el reconocimiento facial y las aplicaciones móviles. 

¡Comparte este artículo en redes sociales y solicita un presupuesto para implementar el control presencial en tu empresa! Optimiza la gestión laboral y mejora la productividad de tu equipo.

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